Introduzione

Il presente documento costituisce espressione della autoregolamentazione della Società, ai fini del D.Lgs. 8 Giugno 2001, n. 231 ed i suoi contenuti sono rivolti ad ogni soggetto che a qualunque titolo entra in rapporto con essa. Il Codice Etico ha l’obiettivo di formalizzare le modalità di gestione di Italpol Roma S.r.l. uniformandone i comportamenti a modelli di legalità, lealtà, correttezza ed efficienza economica nei rapporti sia interni che esterni alla Società.

Il Codice Etico si applica e guida la condotta della Italpol Roma S.r.l. e pertanto, il Codice Etico è vincolante per i comportamenti di tutti gli Amministratori, dipendenti e collaboratori esterni di tali Società. Il rispetto delle indicazioni e prescrizioni descritte nel Codice Etico è condizione ineludibile per l’avvio o la prosecuzione di ogni rapporto con la Società Italpol Roma S.r.l..

In particolare:

•La Società Italpol Roma S.r.l. è impegnata al rispetto delle norme legali vigenti.

•La Società Italpol Roma S.r.l. esige uguale impegno da ogni soggetto con il quale è instaurato un rapporto di dipendenza, di collaborazione o di qualsiasi altra natura, relativamente al contenuto del rapporto stesso.

•Nei rapporti con i portatori di interesse, contatti con la Collettività e la Pubblica Amministrazione, comunicazioni agli azionisti, gestione del personale e organizzazione del lavoro, selezione e gestione dei fornitori, la Società Italpol Roma S.r.l. si impegna ad operare in modo equo e imparziale, adottando lo stesso comportamento verso tutti gli interlocutori con cui entra in contatto, pur nelle differenti forme di relazione e comunicazione richieste dalla natura e dal ruolo istituzionale degli interlocutori.

•La Società Italpol Roma S.r.l. per assicurare il rispetto delle prescrizioni normative si impegna a codificare i programmi e le procedure che ne garantiscono l’applicazione e il controllo.

•Nell’ambito della loro attività professionale, gli Amministratori, i dipendenti e i collaboratori esterni della Società Italpol Roma S.r.l. sono tenuti a rispettare con diligenza la Normativa vigente, il Codice Etico, i regolamenti e le disposizioni interne. In nessun caso il perseguimento dell’interesse o del vantaggio della Società Italpol Roma S.r.l. può giustificare una condotta contraria alle norme di legge o il Codice Etico stesso.

•Gli Amministratori, i dipendenti e i collaboratori esterni della Società Italpol Roma S.r.l. si impegnano a fornire informazioni complete, corrette, adeguate e tempestive sia all’esterno che all’interno della Società stessa. Le informazioni sono rese in modo chiaro e semplice, di norma fornite tramite comunicazione scritta.

•La Società Italpol Roma S.r.l. assicura la riservatezza dei dati personali e sensibili in proprio possesso, in conformità alla normativa vigente. Agli Amministratori, dipendenti e collaboratori esterni della Società è fatto divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria mansione.

Criteri Generali di Comportamento

Tutela degli Investitori

La Società Italpol Roma S.r.l. è impegnata nella creazione di valore per i suoi azionisti, tramite una gestione corretta e socialmente responsabile delle attività volte al conseguimento dei propri obiettivi.

Indipendenza e Riservatezza nella selezione del Personale

La Società Italpol Roma S.r.l. tutela le pari opportunità nella selezione di personale, tramite valutazioni per la verifica del profilo professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.

Equità e coinvolgimento nel rapporto di lavoro

Gli Amministratori, i responsabili delle strutture organizzative e territoriali sono tenuti ad assicurare, nella gestione dei rapporti di lavoro, il rispetto delle pari opportunità e a garantire l’assenza di discriminazioni sui luoghi di lavoro.

Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con le attività loro assegnate. La Società Italpol Roma S.r.l. promuove il coinvolgimento dei dipendenti e dei collaboratori esterni rendendoli partecipi degli obiettivi aziendali e del loro raggiungimento. Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere alle figure subordinate favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico.

I collaboratori della Società Italpol Roma S.r.l., le loro capacità e dedizione sono un fattore indispensabile per il successo dell’azienda. Per questo motivo la Società Italpol Roma S.r.l. tutela e promuove il valore delle risorse umane, mirando al miglioramento e all’accrescimento del patrimonio di conoscenze e delle competenze individuali.

Affidabilità nella gestione delle informazioni

Il personale della Società Italpol Roma S.r.l., nello svolgimento del proprio lavoro e nell’ambito delle proprie responsabilità, è tenuto a registrare ed elaborare dati e informazioni in modo completo, corretto, adeguato e tempestivo. Le registrazioni e le evidenze contabili, economiche e finanziarie della Società Italpol Roma S.r.l. devono attenersi a questi principi.

Tutti coloro a cui compete la gestione delle registrazioni contabili e delle informazioni economiche e finanziarie sono tenuti a collaborare con i Sistemi Informativi e con le strutture aziendali competenti, per la corretta applicazione delle procedure di sicurezza informatica a garanzia dell’integrità e della tracciabilità dei dati.

Lo stesso criterio va seguito nelle comunicazioni via telematica di dati: esse devono attenersi al principio della massima completezza, correttezza, adeguatezza e tempestività.

Diligenza nell’utilizzo delle risorse aziendali

Ogni dipendente e collaboratore esterno della Società Italpol Roma S.r.l. è tenuto ad operare con la diligenza richiesta e necessaria per tutelare le risorse aziendali, evitando utilizzi impropri che possano esserne causa di danno o di riduzione dell’efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda.
Parimenti, è cura dei collaboratori non solo proteggere tali beni, ma anche impedirne l’uso fraudolento o improprio, a vantaggio loro, di terzi o anche della stessa Società.

Le risorse aziendali, per le quali si applica il principio di diligenza sopra enunciato, includono:

• beni strumentali e materiali di consumo di proprietà della Società Italpol Roma S.r.l.;
• beni ottenuti in concessione, in comodato o in uso da parte di Istituzioni pubbliche e private;
• applicazioni e dispositivi informatici, per i quali si richiede di rispettare scrupolosamente sia le politiche di sicurezza aziendali che la capacità di elaborazione e l’integrità dei dati.

Criteri di comportamento nella conduzione degli affari

Gli Amministratori, i dipendenti e i collaboratori esterni della Società Italpol Roma S.r.l. sono tenuti, nei rapporti con terzi, a mantenere un comportamento etico, rispettoso delle leggi e dei regolamenti interni e improntato alla massima correttezza ed integrità.

Nei rapporti e nelle relazioni commerciali e promozionali, sono proibite pratiche e comportamenti fraudolenti, atti di corruzione, favoritismi e più in generale ogni condotta contraria alla Legge, ai regolamenti di settore, ai regolamenti interni e alle linee guida del presente Codice Etico. Tali condotte sono proibite e sanzionate indipendentemente dal fatto che siano realizzate o tentate, in maniera diretta o attraverso terzi, per ottenere vantaggi personali, per altri o per la stessa Società.

Non sono ammesse la dazione e il ricevimento di alcuna regalìa, da parte di Amministratori dipendenti e collaboratori esterni, che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore per sè o nella conduzione di qualsiasi attività collegabile alla Società Italpol Roma S.r.l..

In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalìa a funzionari o prestatori di pubblico servizio italiani o esteri, ovvero a loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio di costoro o indurre ad assicurare a sè, ad altri o alla stessa Società un qualsiasi vantaggio. Tale principio concerne non solo le regalìe promesse o offerte, ma anche quelle promesse o ricevute provenienti da terzi.

A riguardo dovranno essere osservate rigorosamente le seguenti prescrizioni:

a. sono esclusi atti di liberalità, sia diretti, sia mediati, attraverso offerta di denaro, doni o qualsiasi altra forma suscettibile di valutazione economica, ad appartenenti alla pubblica amministrazione;

b. l’incaricato a gestire una trattazione con la pubblica amministrazione deve astenersi da ogni artificio volto ad influenzare impropriamente le decisioni dell’interlocutore istituzionale;

c. l’emissario della Società incaricato a gestire una trattazione con Uffici Istituzionali che scopra motivi di inopportunità ad assolvere il mandato o riscontri un qualsiasi possibile conflitto d’interessi, deve immediatamente segnalare ogni circostanza per iscritto ai responsabili nella cui competenza è compresa la trattazione in argomento;

d. in alcuni Paesi, come pure in determinate circostanze tradizionali (es.: Festività natalizie), è costume omaggiare anche pubbliche autorità con doni simbolici e comunque di modico valore; iniziative della specie possono essere attuate nel rispetto della legge e comunque sotto il controllo di specifico responsabile che si identifica nell’Amministratore Delegato e con segnalazione all’Organismo di Vigilanza

La Società Italpol Roma S.r.l. condanna e sanziona, i comportamenti sopra riportati, in quanto non consentiti dalla Legge e dal Codice Etico.

La Società non esclude di compiere atti filantropici attraverso contribuzioni a pubbliche iniziative di beneficenza o a sostegno di organizzazioni umanitarie, religiose, ambientaliste e politiche; iniziative della specie devono essere attuate in aderenza ad ogni precetto di legge disciplinante la materia e sotto il controllo dell’Amministratore Delegato e con segnalazione all’Organismo di Vigilanza;

Conflitti di interesse

Devono essere evitate e segnalate all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni che possono anche solo apparire di conflitto di interesse, ovvero dove un dipendente possa perseguire un personale interesse utilizzando il proprio ruolo aziendale.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni:

• svolgere una funzione di Vertice o di Responsabile di un’unità organizzativa ed avere personali interessi economici comuni con fornitori;
• accettare danaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con la Società Italpol Roma S.r.l..

Soddisfazione dei Clienti e Qualità dei servizi erogati

La Società Italpol Roma S.r.l. considera la soddisfazione delle realtà servite come fattore di primaria importanza per la propria immagine e per l’adempimento degli obiettivi aziendali. Pertanto pone estrema attenzione ai bisogni dei clienti, impegnandosi ad assumere un atteggiamento disponibile e garantendo la qualità dei servizi erogati e la sollecita e qualificata evasione degli impegni assunti e dei reclami.

La Società Italpol Roma S.r.l. si impegna a comunicare con i Clienti in modo chiaro e trarente, informandoli correttamente e costantemente sulle caratteristiche dei servizi offerti e sugli adempimenti in carico alla Società utilizzando un linguaggio semplice e comprensibile.

Tutto il personale operativo sul territorio, a seconda dei casi dipendenti o collaboratori esterni della Società Italpol Roma S.r.l., sono tenuti a rapportarsi con gli utenti in modo onesto e trasparente secondo le procedure e le disposizioni impartite.

Relazioni con i fornitori

La condotta della Società Italpol Roma S.r.l. nelle fasi di approvvigionamento di beni e servizi è improntata alla ricerca del massimo vantaggio competitivo, alla concessione di pari opportunità di partnership per ogni fornitore, alla lealtà ed imparzialità di giudizio.
Nella scelta dei fornitori non sono ammesse ed accettate pressioni indebite, finalizzate a favorire un fornitore a discapito di un altro e tali da minare la credibilità e la fiducia che il mercato ripone nella Società Italpol Roma S.r.l., in merito alla trasparenza e al rigore nell’applicazione della Legge e dei regolamenti interni, parimenti, non sono ammessi benefici o promesse di favori da parte degli Amministratori, dipendenti o collaboratori esterni della Società verso terzi, al fine di conseguire un interesse o un vantaggio proprio, altrui o delle stessa Società.

I criteri di selezione dei fornitori si basano sulla valutazione dei livelli di qualità ed economicità delle prestazioni, dell’idoneità tecnico-professionale, secondo le regole interne dettate da appositi regolamenti. Con l’intento di favorire l’adeguamento dell’offerta dei fornitori a tali standard, la Società Italpol Roma S.r.l. si impegna a non abusare del potere contrattuale per imporre condizioni vessatorie o eccessivamente gravose.

Rapporti con le Istituzioni e le Pubbliche Amministrazioni

Nei rapporti con le Istituzioni e le Pubbliche Amministrazioni i soggetti preposti sono tenuti alla massima trarenza, chiarezza, correttezza al fine di non indurre a interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti i soggetti istituzionali, con i quali si intrattengono relazioni a vario titolo.

Non sono ammessi benefici o promesse di favori da parte degli Amministratori, dipendenti o collaboratori esterni della Società Italpol Roma S.r.l. verso i Pubblici Ufficiali o gli incaricati di pubblico servizio (quali i rappresentanti di Authority ed Enti Locali), al fine di conseguire un interesse o un vantaggio proprio, altrui o della Società. I comportamenti di cortesia ed ospitalità che rientrano nella prassi di normale conduzione degli affari e delle relazioni devono essere coerenti con i principi sopra indicati.

Rapporti con le Rappresentanze Sindacali e di Categoria

La Società Italpol Roma S.r.l. è impegnato ad improntare e mantenere una costante collaborazione con le Organizzazioni Sindacali, le Rappresentanze Interne dei lavoratori, in base a principi di correttezza e trarenza, nell’ambito delle disposizioni legislative e di quelle contenute nei CCNL.

Rapporti con le Authority

Nella conduzione delle attività di relazione con le Autorità di regolamentazione valgono le considerazioni sopra svolte in ordine ai rapporti con le Istituzioni e le Pubbliche Amministrazioni.

La Società Italpol Roma S.r.l. dà piena e scrupolosa osservanza delle disposizioni emanate dalle Authority regolatrici del mercato, siano esse locali, nazionali o sopranazionali, e si adegua alla giurisprudenza in materia.

La Società Italpol Roma S.r.l. si impegna a fornire tutte le informazioni richieste dalle Autorità deputate alla regolamentazione e al controllo dei servizi erogati, in maniera completa, corretta, adeguata e tempestiva.

Ai fini dell’impegno di cui al periodo precedente, la Società Italpol Roma S.r.l. predispone ed attua le opportune procedure di comunicazione interna e di raccolta, elaborazione e trasmissione delle informazioni richieste dalle Autorità, nel rispetto dei caratteri di riservatezza di tali informazioni, a cui tutti i soggetti coinvolti sono tenuti nel rispetto dei principi enunciati nel presente codice.

Gestione delle Risorse Finanziarie

I dirigenti ed il personale amministrativo, deputati alla gestione delle risorse finanziarie, intesa sia in termini di scelte di politica finanziaria e di investimento, sempre finalizzate al perseguimento degli scopi della Società, sia di rilevamento contabile, osserveranno le prescrizioni che, in materia, formano oggetto di specifico protocollo a ciò dedicato e, comunque, nel principio generale che ad ogni operazione di contenuto finanziario deve corrispondere una serie di previsioni atte ad accertare in qualsiasi momento e per ogni transazione, la causale legittima, la necessaria autorizzazione, la corretta registrazione ed ogni altro elemento idoneo a individuare i soggetti responsabili di ogni singolo stadio del processo decisionale;

Informazione Vigilanza e Segnalazione

Nella conduzione delle attività aziendali i comportamenti non etici compromettono il rapporto di fiducia fra la Società Italpol Roma S.r.l. e i suoi portatori di interesse. Non sono etici e favoriscono l’assunzione di atteggiamenti prevenuti e ostili nei confronti dell’impresa i comportamenti di chiunque, singolo o organizzazione, appartenente o in rapporto di collaborazione esterna con la Società Italpol Roma S.r.l., cerchi di procurare un indebito vantaggio o interesse per sè o per la stessa Società.

I comportamenti non etici sono tali sia nella misura in cui vìolano normative di legge, sia in quanto contrari a regolamenti e procedure interne. L’osservanza delle norme del codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti dell’azienda ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105 e 2106 del Codice Civile.

La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con l’azienda e porta azioni disciplinari e di risarcimento del danno, nel rispetto, per i lavoratori dipendenti, delle procedure previste dall’art. 7 della l. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), e dai contratti collettivi di lavoro.

E’ preciso dovere di ogni destinatario del presente Codice Etico, in ragione del rapporto fiduciario con la Società, di segnalare ad ogni competente funzione interna ed all’Organismo di Vigilanza ogni episodio di violazione alle prescrizioni illustrate di cui venisse a conoscenza.

I soggetti destinatari delle segnalazioni valutano l’effettiva violazione della Normativa o del Codice Etico e, se confermata, l’Organismo di Vigilanza la segnala alla struttura preposta per l’applicazione delle sanzioni disciplinari che saranno stabilite per le diverse violazioni.

La Società Italpol Roma S.r.l. tutela gli autori delle segnalazioni contro eventuali ritorsioni cui possono andare incontro per aver riferito di comportamenti non corretti e ne mantiene riservata l’identità, fatti salvi gli obblighi di legge.

Criteri di comportamento per la tutela della salute e della sicurezza

La Società Italpol Roma S.r.l. si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi, del rispetto della normativa vigente e promovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori. Inoltre, opera per preservare, con azioni preventive, organizzative e tecniche, la salute e la sicurezza dei propri lavoratori, del personale degli appaltatori e dei collaboratori esterni.

Ciascun Esponente Aziendale è tenuto pertanto al rispetto dei requisiti e all’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di tutela della sicurezza e della salute, ed è deputato a individuare gli adempimenti essenziali affinché venga predisposta un’adeguata politica aziendale, vengano pianificati obiettivi specifici per il perseguimento della suddetta politica, siano intraprese azioni – migliorative e correttive – per garantire la costante conformità al sistema di gestione adottato in tema di salute e sicurezza dei Lavoratori.

La Società Italpol Roma S.r.l. ha espresso l’assoluto divieto di porre in essere, promuovere, collaborare, o dare causa a comportamenti tali da integrare fattispecie di Reati commessi in violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori.

In particolare la Società richiede che i comportamenti di tutta la sua struttura siano improntati alla responsabilizzazione dell’intera organizzazione aziendale, dal Direttore Generale/Datore di Lavoro a ciascuno dei Lavoratori, nella gestione del sistema di salute e sicurezza sul lavoro, ciascuno per le proprie attribuzioni e competenze, al fine di evitare che l’attività di prevenzione venga considerata di competenza esclusiva di alcuni soggetti con conseguente mancanza di partecipazione attiva da parte di taluni Esponenti Aziendali.

Nei fatti, la Italpol Roma S.r.l. richiede a tutta la sua struttura:

.l’impegno a considerare il sistema di salute e sicurezza come parte integrante della gestione aziendale, la cui conoscibilità deve essere garantita a tutti gli Esponenti Aziendali;
? l’impegno al miglioramento continuo ed alla prevenzione;
. l’impegno a fornire le risorse umane e strumentali necessarie, valutando l’opportunità di investimenti per nuovi impianti, e considerando in tale valutazione, oltre agli aspetti economico- finanziari, anche gli aspetti di sicurezza e tutela della salute dei Lavoratori;
. l’impegno a garantire che ciascun Esponente Aziendale, nei limiti delle rispettive attribuzioni, sia sensibilizzato e formato per svolgere i propri compiti nel rispetto delle norme sulla tutela della salute e sicurezza e ad assumere le proprie responsabilità in materia di sicurezza sul lavoro;
. l’impegno al coinvolgimento ed alla consultazione dei Lavoratori, anche attraverso i propri RLS, per attuare la consultazione preventiva in merito all’individuazione e valutazione dei rischi e alla definizione delle misure preventive nonché riunioni periodiche con gli stessi;
. l’impegno a monitorare in maniera costante la situazione degli infortuni aziendali al fine di garantirne un controllo, individuare le criticità e le relative azioni correttive/formative;
. l’impegno ad un riesame periodico della politica per la salute e sicurezza adottato e del relativo sistema di gestione attuato al fine di garantire la loro costante adeguatezza alla struttura organizzativa di ITALPOL VIGILANZA ROMA S.r.l.

Infine la Società Italpol Roma S.r.l. garantisce e tutela l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, assicurando condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale.